Beurtvaartadres – eCMR digitale vrachtbrief

Van papieren vrachtbrief naar digitale informatiestroom

De CMR-vrachtbrief is al jarenlang een vast onderdeel van het transportproces. Maar waar planning, voertuigen en communicatie steeds verder digitaliseren, zorgt een papieren vrachtbrief nog regelmatig voor handmatige administratie.

Daarom werkt Rietveld samen met Beurtvaartadres, al sinds 1927 specialist en kennispartner op het gebied van vervoersdocumenten.

Met de eCMR digitale vrachtbrief wordt de traditionele CMR digitaal beschikbaar. Door deze oplossing te integreren met de boordcomputer van Rietveld kan de chauffeur de digitale vrachtbrief onderdeel maken van zijn dagelijkse workflow.

Gegevens hoeven daardoor niet telkens opnieuw op papier te worden verwerkt en informatie over een zending komt sneller beschikbaar voor de betrokken partijen.

Samen deskundig vooruit.

Beurtvaartadres: van papier naar data

Beurtvaartadres heeft een bijzondere positie binnen de Nederlandse transportsector. De organisatie ondersteunt bedrijven al sinds 1927 met vervoersdocumenten en helpt de logistieke keten inmiddels ook bij de overgang van papieren documenten naar digitale data.

De eCMR is daar een belangrijk onderdeel van.

Een eCMR bevat de informatie die u van de traditionele CMR-vrachtbrief kent, maar dan digitaal. Hierdoor wordt informatie eenvoudiger beschikbaar voor vervoerder, verlader en ontvanger en ontstaat meer inzicht in de voortgang van een zending.

De eCMR op de boordcomputer

De meerwaarde voor klanten van Rietveld ontstaat wanneer de digitale vrachtbrief wordt geïntegreerd in het werkproces van de chauffeur.

Via de boordcomputer van Rietveld kan de chauffeur tijdens de uitvoering van een transport met de digitale vrachtbrief werken.

Zo komen rituitvoering en vervoersdocumentatie dichter bij elkaar te liggen.

De chauffeur heeft zijn informatie digitaal beschikbaar en de administratie hoeft niet meer te wachten totdat een papieren vrachtbrief vanaf de vrachtwagen terugkomt op kantoor.

Minder papier in de cabine

Een papieren vrachtbrief doorloopt tijdens een transport verschillende handen. Daarbij kan een document verkeerd worden ingevuld, beschadigen, onleesbaar worden of zoekraken.

Met een digitale vrachtbrief is de informatie direct digitaal beschikbaar.

Beurtvaartadres noemt daarbij onder andere als voordelen:

minder kans op fouten;
sneller beschikken over informatie;
minder fysieke documentstromen;
eenvoudiger archiveren;
minder administratief werk;
meer overzicht.

Ook ondertekening hoeft bij een digitale vrachtbrief niet dezelfde fysieke documentstroom te volgen als bij papier. Dat kan bijdragen aan kortere wachttijden.

Realtime informatie voor de logistieke keten

Digitalisering maakt van de vrachtbrief meer dan alleen een bewijsstuk dat met de chauffeur meereist.

Volgens Beurtvaartadres kunnen partijen in de supply chain met de eCMR zien waar de lading en emballage zich bevinden. Vervoerder, verlader en eindklant beschikken daardoor sneller over informatie over de zending en de verwachte levering.

Dat vermindert de noodzaak om chauffeurs of planners tussentijds te bellen voor een statusupdate.

Zo draagt de digitale vrachtbrief bij aan betere informatie-uitwisseling tussen de verschillende partijen in het transportproces.

Sneller van aflevering naar administratie

Bij een papieren proces kan de administratieve verwerking pas beginnen nadat documenten terug zijn op kantoor of handmatig zijn gedigitaliseerd.

Met de eCMR wordt informatie direct digitaal vastgelegd.

Dat betekent dat de organisatie sneller verder kan met processen rondom een uitgevoerde rit.

Denk bijvoorbeeld aan:

controle van de aflevering;
administratieve verwerking;
terugzoeken van vervoersinformatie;
delen van informatie met betrokken partijen;
digitale archivering.

Beurtvaartadres benadrukt dat digitale vrachtbrieven daardoor zowel tijd als fysieke archiefruimte kunnen besparen.

Eén digitale workflow voor de chauffeur

De chauffeur krijgt gedurende de werkdag steeds meer digitale processen te verwerken.

Juist daarom vinden wij het belangrijk dat oplossingen zoveel mogelijk samenkomen op de boordcomputer.

Door de eCMR te integreren met de boordcomputer ontstaat een logische digitale workflow rondom de rit.

De chauffeur hoeft niet voor ieder onderdeel terug te vallen op een afzonderlijk papieren proces. Transportopdracht, communicatie en digitale vervoersdocumentatie kunnen zo veel dichter bij elkaar worden gebracht.

Dat zorgt voor meer overzicht in de cabine en minder administratieve handelingen onderweg.

Juridisch kader voor de digitale CMR

Een digitale vrachtbrief moet uiteraard meer zijn dan een digitale kopie van een papieren document.

In 2008 is een aanvullend protocol toegevoegd aan het internationale CMR-verdrag. Dit protocol biedt het juridische kader en de standaard voor het elektronisch vastleggen van een CMR-vrachtbrief.

Een groot aantal landen heeft dit eCMR-protocol inmiddels geratificeerd. In deze landen kan de eCMR onder de daarvoor geldende voorwaarden worden gebruikt als alternatief voor de papieren CMR.

Dit sluit aan bij de expertise van Beurtvaartadres. De organisatie is gespecialiseerd in juridisch juiste vervoersdocumenten en ondersteunt de logistieke sector bij de overgang van papier naar digitale gegevensuitwisseling.

Wat betekent de koppeling voor uw organisatie?

Voor chauffeurs

Minder papieren documenten in de cabine
Digitale vrachtbrief beschikbaar tijdens de rit
Eenvoudiger werken met transportinformatie
Minder handmatige administratie

Voor planners

Sneller beschikken over informatie
Meer inzicht in de status van transporten
Minder navraag bij chauffeurs
Digitale informatie vanuit de uitvoering

Voor de administratie

Geen vrachtbrieven meer handmatig digitaliseren
Documenten sneller beschikbaar
Eenvoudiger terugzoeken en archiveren
Minder kans op zoekgeraakte of onleesbare documenten

Voor klanten en ketenpartners

Snellere informatie-uitwisseling
Meer transparantie over de zending
Digitale beschikbaarheid van transportinformatie
Minder afhankelijkheid van papieren documentstromen

De kracht van samenwerken

Beurtvaartadres brengt jarenlange kennis van vervoersdocumenten samen met digitale oplossingen voor de logistieke keten.

Rietveld zorgt ervoor dat digitale processen aansluiten op de dagelijkse praktijk in het voertuig.

Door de eCMR met de boordcomputer te verbinden, komt de digitale vrachtbrief precies op de plek waar een belangrijk deel van het transportproces plaatsvindt: bij de chauffeur onderweg.

Zo verbinden we de administratie op kantoor met de uitvoering op de weg en helpen we transportbedrijven verder in de overgang van papier naar data.

Waarom kiezen voor Rietveld?

Bij Rietveld kijken we verder dan alleen de boordcomputer.

Een boordcomputer krijgt juist meer waarde wanneer de chauffeur vanuit één omgeving toegang heeft tot de informatie en applicaties die hij gedurende zijn werkdag nodig heeft.

Daarom koppelen we onze oplossingen met gespecialiseerde partners zoals Beurtvaartadres.

Het resultaat is minder dubbel werk, minder papier en een digitale informatiestroom tussen chauffeur, planning, administratie en andere partijen in de logistieke keten.