FleetMate GO

Van voertuig naar werkplaats zonder onnodige tussenstappen

Goed wagenparkonderhoud begint met actuele informatie. Toch zijn kilometerstanden, schademeldingen en onderhoudsbehoeften in de praktijk vaak verdeeld over verschillende systemen, formulieren, telefoontjes en e-mails.

FleetMate GO van CSW Software is cloudgebaseerde werkplaatssoftware die speciaal is ontwikkeld voor de truck- en trailerbranche en de dagelijkse praktijk van de 24Volt-werkplaats. Het systeem ondersteunt onder meer werkbonnen, planning, facturatie, klant- en voertuighistorie, onderdelenbeheer, tijdregistratie en boekhouding. Dankzij de modulaire opbouw kan de software worden afgestemd op zowel kleine als grote werkplaatsen en organisaties met meerdere vestigingen.

Door FleetMate GO te koppelen met EasyTrack en de Efficio boordcomputer van Rietveld ontstaat een directe informatiestroom tussen het voertuig, de chauffeur en de werkplaats.

Samen deskundig vooruit.

---

Waarom kiezen organisaties voor FleetMate GO?

FleetMate GO is geen algemeen fleetmanagementsysteem, maar werkplaatssoftware die specifiek is ingericht voor onderhoud, reparatie en administratie binnen de truck- en trailerbranche.

Het cloudplatform is overal en 24/7 bereikbaar. Back-ups en updates worden centraal verzorgd, waardoor organisaties geen lokale installatie hoeven te beheren. De software kan bovendien worden opgebouwd uit verschillende modules, zodat alleen de functionaliteiten worden toegevoegd die bij de werkplaats passen.

FleetMate GO ondersteunt onder andere:

• werkbonnen, offertes en facturen;
• werkplaats- en monteursplanning;
• klant- en voertuighistorie;
• tijdregistratie en nacalculatie;
• voorraad- en onderdelenbeheer;
• APK- en tachograafafmeldingen;
• verhuur en vervangend vervoer;
• geïntegreerde boekhouding;
• rapportages over kosten en opbrengsten.

Hierdoor worden werkzaamheden, voertuiginformatie en administratie samengebracht in één centrale werkplaatsomgeving.

---

Altijd actuele kilometerstanden in FleetMate GO

Een onderhoudsplanning is alleen betrouwbaar wanneer de kilometerstanden waarop deze is gebaseerd actueel zijn.

Dankzij de koppeling met EasyTrack worden de geregistreerde kilometerstanden van voertuigen automatisch beschikbaar gemaakt in FleetMate GO. De werkplaats hoeft deze gegevens daardoor niet steeds handmatig op te vragen, over te typen of tijdens een bezoek te corrigeren.

Dit ondersteunt onder andere:

• kilometerafhankelijk onderhoud;
• tijdige planning van servicebeurten;
• bewaking van onderhoudsintervallen;
• betrouwbaardere voertuigadministratie;
• inzicht in gebruik en onderhoudskosten;
• berekening van de kostprijs per kilometer.

Door onderhoudsgegevens te combineren met actuele kilometrages ontstaat een realistischer beeld van de technische kosten en prestaties van ieder voertuig.

---

Chauffeurs melden schade direct

De chauffeur is vaak de eerste die een schade, storing of technisch gebrek opmerkt. Wanneer zo'n melding via telefoon, e-mail of papier wordt doorgegeven, ontbreekt soms belangrijke informatie of bereikt deze niet direct de juiste persoon.

Met de ticketmodule van FleetMate GO kan de chauffeur via de Efficio boordcomputer rechtstreeks een melding naar de werkplaats sturen. Daarbij kunnen ook bijlagen, zoals foto's van een schade of defect, worden meegestuurd.

De FleetMate GO-ticketmodule ondersteunt externe meldingen vanuit boordcomputers. Een ticket kan worden gekoppeld aan een kenteken, klant, medewerker of functiegroep. Vanuit de melding kan de werkplaats vervolgens direct een planning of werkbon aanmaken.

Zo ontstaat een korte en duidelijke lijn van chauffeur naar werkplaats.

---

Van melding direct naar planning en werkbon

Een schademelding is pas waardevol wanneer deze ook snel wordt opgevolgd.

Na ontvangst van een ticket kan de werkplaats:

• de melding en meegestuurde foto's bekijken;
• de ernst en urgentie beoordelen;
• aanvullende informatie opvragen;
• benodigde onderdelen bepalen;
• een werkplaatsmoment inplannen;
• direct een werkbon aanmaken;
• de voortgang terugkoppelen.

De planning of werkbon blijft gekoppeld aan het oorspronkelijke ticket. Wanneer de werkzaamheden zijn afgerond en de werkbon wordt gefactureerd, kan ook het ticket automatisch worden afgesloten.

Hierdoor blijft de complete afhandeling traceerbaar en gaat belangrijke informatie niet verloren tussen chauffeur, planning en werkplaats.

---

Eerder ingrijpen en ongeplande stilstand beperken

Een kleine schade of technisch gebrek kan groter worden wanneer deze niet op tijd bij de werkplaats bekend is.

Doordat chauffeurs meldingen direct vanuit het voertuig kunnen doorgeven, krijgt de technische dienst eerder inzicht in mogelijke problemen. De werkplaats kan vervolgens beoordelen of een voertuig direct naar binnen moet, tijdens een geplande stilstand kan worden gerepareerd of veilig verder kan rijden.

Dat helpt organisaties om:

• onderhoud eerder in te plannen;
• onverwachte reparaties te beperken;
• gevolgschade te voorkomen;
• onderdelen vooraf beschikbaar te hebben;
• stilstand beter te organiseren;
• voertuigen langer inzetbaar te houden.

De koppeling verandert onderhoud daarmee van een voornamelijk reactief proces in een beter voorspelbare werkwijze.

---

Een compleet digitaal voertuigdossier

FleetMate GO houdt de klant- en voertuighistorie centraal bij. Werkbonnen, facturen, onderhoud, meldingen en reparaties zijn daardoor eenvoudig terug te vinden op klant- en kentekenniveau.

De integratie met EasyTrack en Efficio verrijkt dit dossier met actuele informatie uit de dagelijkse voertuigpraktijk:

• actuele kilometerstanden;
• schademeldingen van chauffeurs;
• foto's en andere bijlagen;
• onderhoudsverzoeken;
• uitgevoerde reparaties;
• historische werkplaatskosten.

Zo ontstaat per truck of trailer een completer technisch en financieel dossier.

---

Slimmer onderdelen bestellen en verwerken

Een efficiënte werkplaats vraagt niet alleen om een goede planning, maar ook om tijdige beschikbaarheid van de juiste onderdelen.

FleetMate GO beschikt over koppelingen met onderdelenleveranciers en grossiers. Vanuit de werkplaatssoftware kunnen onderdelen voor een specifieke truck of trailer worden opgezocht, besteld en aan de juiste werkbon worden gekoppeld. Ook technische informatie en servicebeurten vanuit HaynesPro Truck Data zijn geïntegreerd.

De werkplaats kan daardoor op basis van een melding:

• vooraf bepalen welke onderdelen nodig zijn;
• artikelen direct aan de werkbon koppelen;
• voorraad en bestellingen beheren;
• wachttijd tijdens reparaties verminderen;
• administratieve fouten voorkomen.

Dit maakt de stap van signalering naar reparatie korter en beter beheersbaar.

---

Meer inzicht in de werkelijke kosten per voertuig

Onderhoudskosten zeggen op zichzelf nog weinig. De waarde ontstaat wanneer deze worden afgezet tegen de inzet en kilometrage van een voertuig.

Door actuele kilometerstanden uit EasyTrack te combineren met werkbonnen, onderdelen, monteursuren en overige kosten in FleetMate GO ontstaat beter inzicht in:

• onderhoudskosten per voertuig;
• kosten per gereden kilometer;
• verschillen tussen voertuigtypen;
• terugkerende gebreken;
• onderhoudsintensieve voertuigen;
• reparatiekosten over de gehele gebruiksperiode.

Hiermee kunnen wagenparkbeheerders beter onderbouwde keuzes maken over onderhoud, vervanging en voertuiginkoop.

---

De kracht van samenwerken

FleetMate GO automatiseert de processen binnen de truck- en trailerwerkplaats. Rietveld verbindt met EasyTrack en Efficio de voertuigen en chauffeurs rechtstreeks met deze werkplaatsomgeving.

Samen ontstaat een geïntegreerde oplossing waarin actuele kilometerstanden, onderhoudsmeldingen, foto's, planning en werkbonnen op elkaar aansluiten.

Voor chauffeurs

• Schade of onderhoud direct melden
• Foto's eenvoudig meesturen
• Geen losse formulieren of lange telefoongesprekken
• Snellere opvolging van technische problemen

Voor de werkplaats

• Actuele kilometerstanden
• Meldingen direct op de juiste plaats
• Sneller een planning of werkbon aanmaken
• Onderdelen eerder bepalen en bestellen

Voor fleetmanagers

• Betrouwbaardere onderhoudsplanning
• Compleet inzicht in voertuighistorie
• Beter zicht op onderhoudskosten
• Minder ongeplande stilstand

Voor ondernemers

• Lagere administratieve belasting
• Hogere beschikbaarheid van voertuigen
• Meer grip op de kostprijs per kilometer
• Efficiënter en duurzamer wagenparkbeheer

Zo versterken we samen organisaties, medewerkers, werkplaatsen en wagenparken met slimme, veilige en duurzame oplossingen.

---

Waarom kiezen voor Rietveld?

Rietveld helpt organisaties om data uit voertuigen ook praktisch bruikbaar te maken voor onderhoud en werkplaatsbeheer.

Met EasyTrack worden actuele kilometerstanden automatisch beschikbaar gemaakt in FleetMate GO. Via de Efficio boordcomputer kunnen chauffeurs meldingen en foto's direct naar de werkplaats sturen.

Hierdoor werken chauffeur, wagenparkbeheer en technische dienst met dezelfde actuele informatie. Dat vermindert handmatige administratie, versnelt de opvolging en helpt voertuigen veilig en inzetbaar te houden.