De uitdaging
Als snelgroeiende transportcoöperatie wilde NVO haar administratieve processen verder digitaliseren. Chauffeurs werkten nog met papieren ritlijsten, trailercontroles, temperatuurlijsten en vrachtbrieven. Hierdoor ontstonden vertragingen in de administratie, facturatie en communicatie met klanten.
Daarnaast groeide de behoefte aan realtime inzicht. Planners wilden continu weten waar voertuigen zich bevonden, klanten verwachtten actuele statusinformatie en de organisatie zocht naar een efficiëntere manier om documenten en procesinformatie te verwerken.
"Mijn taak was de afgelopen jaren om een goed datafundament neer te zetten, om het proces tussen onze klanten en chauffeurs te versnellen en te verbeteren."
De oplossing
Samen met Rietveld digitaliseerde NVO het volledige transportproces. De Efficio boordcomputer werd gekoppeld aan het TMS-systeem, waardoor opdrachten digitaal naar de chauffeur worden gestuurd en statussen automatisch worden teruggekoppeld.
Daarnaast werd iedere vrachtwagen uitgerust met een Epson documentscanner. Chauffeurs scannen direct na aflevering de CMR, waardoor deze binnen enkele minuten beschikbaar is voor administratie én klant.
Ook trailercontroles, ritlijsten en temperatuurlijsten verlopen volledig digitaal via de boordcomputer.
"CMR's hebben wij nu binnen enkele minuten op kantoor én bij onze klanten."
De resultaten
De digitalisering heeft vrijwel iedere afdeling voordelen opgeleverd.
Administratief zijn handmatige werkzaamheden vrijwel verdwenen. Waar het verwerken van CMR's voorheen meerdere dagen per week kostte, worden documenten nu vrijwel direct verwerkt. Facturen kunnen daardoor veel sneller worden verstuurd.
Voor planners is realtime inzicht ontstaan in de voortgang van ritten, waardoor eerder kan worden bijgestuurd. Klanten beschikken continu over actuele informatie via EDI-koppelingen en het webportaal.
Ook chauffeurs profiteren van minder administratie en kunnen zich volledig richten op hun transport.
"Klanten ontvangen via onze EDI-koppelingen vaak al binnen één minuut de melding dat de zending is gelost."
Samen ontwikkelen met Rietveld
Voor NVO draait de samenwerking niet alleen om technologie, maar vooral om betrouwbaarheid en integratie.
De oplossingen sluiten naadloos aan op het bestaande TMS en vormen één geïntegreerde werkwijze voor planning, chauffeurs en administratie. Dankzij de korte communicatielijnen en stabiele systemen blijft de organisatie zich verder ontwikkelen.
"Wij zijn zeer tevreden over de samenwerking met Rietveld."
Relevantie voor de sector
Veel transportbedrijven herkennen dezelfde uitdagingen als NVO: personeelstekorten, administratieve druk, toenemende klantverwachtingen en de behoefte aan realtime informatie.
Door boordcomputers, documentscanning, TMS-integratie en EDI-koppelingen samen te brengen in één platform ontstaat een volledig digitale transportketen. Dat levert niet alleen tijdswinst op, maar verhoogt ook de kwaliteit van de dienstverlening en versnelt de cashflow.
"De klant krijgt realtime informatie dat rechtstreeks uit de vrachtwagen komt."
Conclusie
NVO laat zien dat digitalisering veel verder gaat dan het vervangen van papier door een scherm. Door planning, chauffeurs, administratie en klanten realtime met elkaar te verbinden, heeft de organisatie haar processen versneld, de dienstverlening verbeterd en haar positie als kwaliteitsvervoerder verder versterkt.
Samen met Rietveld bouwt NVO aan een toekomstbestendige transportorganisatie waarin efficiëntie, realtime informatie en klantgerichtheid centraal staan.
Bekijk het interview met Jasper Drijfhout hier op youtube.
Wil jij ook sneller factureren, realtime inzicht krijgen in jouw transporten en de administratieve druk verlagen?
Ontdek hoe de combinatie van Efficio, EasyTrack, TMS-integratie, EDI-koppelingen en digitale documentverwerking jouw transportorganisatie efficiënter en toekomstbestendig maakt.
Plan een vrijblijvende demo met de specialisten van Rietveld en ervaar zelf de voordelen van volledig digitaal transportbeheer.
Neem contact op met de specialisten van Rietveld voor een vrijblijvende demo of adviesgesprek.
